Ukraine, a major city in the Western region.
Full-time
NDA
Наш клієнт — провідна європейська оборонна компанія, яка у партнерстві з українською організацією пропонує інноваційні рішення для аерокосмічної галузі, оборони, безпеки та цифрових технологій. Їхні продукти та системи підтримують критично важливі місії та передові технологічні можливості по всьому світу.
Наразі ми шукаємо Адміністративного менеджера, який/яка який стане архітектором ефективного робочого середовища нашої компанії. Ваша мета — не просто «підтримувати порядок», а вибудувати бездоганну систему адміністративних процесів, де інфраструктура, бюджет та сервіси працюють як єдиний механізм
Ключові обов'язки
Організація та контроль адміністративної діяльності:
розробка єдиних стандартів роботи офісу;
моніторинг технічного стану приміщень, систем кондиціонування, освітлення та водопостачання;
впровадження автоматизованих систем для замовлення перепусток, бронювання переговорних кімнат або подачі заявок на ремонт.
Координація та крос-функціональний контроль:
моніторинг виконання спільних задач між підрозділами;
виявлення «вузьких місць» у комунікації між відділами та оперативне вирішення конфліктних ситуацій щодо термінів;
координація великих внутрішніх ініціатив (переїзди, інвентаризації, впровадження нових софтів), де залучено кілька підрозділів одночасно.
Управління документообігом та кореспонденцією:
організація прийому, реєстрації та розподілу вхідної/вихідної пошти (паперової та електронної);
створення системи збереження договорів, актів та наказів, що стосуються господарської діяльності;
координація роботи власних кур'єрів або зовнішніх служб доставки.
Контроль ліцензій, сертифікатів та установчих документів:
ведення реєстру всіх дозвільних документів компанії та контроль термінів їх ді;
своєчасне оновлення сертифікатів (наприклад, пожежної безпеки, ліцензій на програмне забезпечення або специфічних галузевих дозволів);
забезпечення фізичної та цифрової безпеки оригіналів статутних документів.
Планування закупівель та використання ресурсів:
прогнозування витрат на канцелярію, господарчі товари, техніку та меблі;
контроль залишків на складі та недопущення дефіциту критично важливих матеріалів;
впровадження політики раціонального використання паперу, енергії та інших ресурсів.
Формування бюджету та оптимізація витрат:
складання річного/квартального бюджету на адміністративні потреби (OPEX та CAPEX);
моніторинг щомісячних витрат і пояснення відхилень;
регулярний перегляд ринку для пошуку вигідніших умов без втрати якості (Negotiation).
Організація сервісів та взаємодія з підрядниками:
нагляд за роботою клінінгу, охорони, флористів, кейтерингу та технічних служб;
встановлення чітких критеріїв якості для підрядників та контроль їх виконання;
укладання контрактів, перевірка актів виконаних робіт та контроль оплат.
Взаємодія з бухгалтерією, HR, IT та іншими підрозділами:
своєчасна передача первинної документації (рахунки, акти) для бухгалтерського обліку;
організація робочих місць для нових співробітників (Onboarding) та допомога в проведенні корпоративів;
спільне управління закупками техніки та організація інтернет-зв'язку.
Вимоги
Досвід від 3–5 років на посадах Office Manager, Administrative Manager або Facilities Manager у середніх чи великих компаніях.
Аналітичні здібності: сильні навички вирішення проблем для діагностики складних системних несправностей.
Англійська мова - Upper-Intermediate або вище для комунікації з міжнародними партнерами.
Здатність ефективно працювати в режимі багатозадачності та приймати рішення в кризових ситуаціях.
Вміння домагатися кращих умов від орендодавців та сервісних компаній.
Високий рівень самоорганізації та увага до деталей.
Дипломатичність у взаємодії зі стейкхолдерами та персоналом.
Ми пропонуємо
Можливість працювати з передовими оборонними технологіями та складними інженерними проєктами.
Конкурентну компенсацію та можливості професійного розвитку у високотехнологічному середовищі.
based in Kyiv, UA
operating globally